會計模組操作指引¶
本文件為 Aidrun 展億會計-進銷存 ERP 系統的會計模組完整操作指引，涵蓋會計項目管理、傳票作業、財務報表、帳冊查詢、資料檢核及年度結轉等功能。
1. 會計儀表板¶
會計模組的首頁提供系統性的功能導覽與快速統計資訊。
操作路徑：導覽列 → 會計 → 會計儀表板
儀表板會顯示當前公司的會計摘要資訊，並提供前往各子功能的連結。
2. 會計項目管理¶
會計項目是整個會計系統的基礎資料，所有傳票分錄與財務報表皆以此為分類依據。
操作路徑：導覽列 → 會計 → 會計項目
2.1 功能一覽¶
| 功能 | 操作方式 |
|---|---|
| 會計項目列表 | 進入「會計 → 會計項目」檢視清單 |
| 新增會計項目 | 點擊「新增」 |
| 編輯會計項目 | 於列表點擊「編輯」 |
| 刪除會計項目 | 於列表點擊「刪除」 |
| 匯出 PDF | 於列表頁點擊「匯出 PDF」 |
| 匯出 Excel | 於列表頁點擊「匯出 Excel」 |
2.2 會計項目欄位說明¶
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 會計項目代碼 | 會計項目的唯一識別代碼（必填） |
| 會計項目名稱 | 中文名稱（必填） |
| 英文名稱 | 英文名稱 |
| 會計項目類別 | 會計項目所屬的大類（必填） |
| 上層會計項目 | 父會計項目，用於建立階層結構 |
| 約當現金 | 是否為約當現金會計項目 |
| 現金流量分類 | 用於現金流量表的分類 |
| 非現金調整項 | 是否為非現金調整項目 |
| 調整類型 | 調整項目的類型 |
| 關聯實帳戶 | 關聯的實際帳戶 |
| 是否啟用 | 會計項目是否啟用中（預設為啟用） |
2.3 會計項目類別¶
系統將會計項目分為以下類別，新增時會依代碼第一碼自動判斷並覆寫類別（在表單中選擇的類別會被代碼首碼對應的類別覆寫）：
| 類別代碼 | 中文名稱 | 代碼開頭（第一碼） |
|---|---|---|
| Asset | 資產 | 1（如 1xxx） |
| Liability | 負債 | 2（如 2xxx） |
| Equity | 權益 | 3（如 3xxx） |
| Revenue | 營業收入 | 4（如 4xxx） |
| Cost | 營業成本 | 5（如 5xxx） |
| Expense | 營業費用 | 6（如 6xxx） |
| Non-operating income and expenses | 營業外收益及費損 | 7（如 7xxx） |
| ComprehensiveIncome | 綜合損益總額 | 8（如 8xxx） |
代碼規則限制：會計項目代碼前 3 碼必須為數字，且開頭不得為 9（9 開頭會被拒絕儲存）。新增會計項目時請避免使用 9 開頭的代碼。
2.4 會計項目階層結構¶
會計項目支援多層級的父子關係，透過「上層會計項目」欄位建立階層。子會計項目的餘額會自動彙總至父會計項目。範例結構：
1100 現金及約當現金
├── 1110 庫存現金
└── 1120 銀行存款
├── 1121 銀行存款-台幣
└── 1122 銀行存款-外幣
2.5 匯出功能¶
會計項目表支援 PDF 與 Excel 兩種匯出格式，可透過列表頁的匯出按鈕操作：
- 匯出 PDF：產生格式化的會計項目表 PDF 文件
- 匯出 Excel：產生可編輯的 Excel 試算表檔案
3. 常用摘要設定¶
常用摘要功能讓使用者預先定義常用的傳票摘要文字，加速傳票登錄作業。
操作路徑：導覽列 → 會計 → 常用摘要
3.1 功能一覽¶
| 功能 | 操作方式 |
|---|---|
| 摘要列表 | 進入「會計 → 專案、其他設定 → 常用摘要」檢視 |
| 摘要管理 | 進入「會計 → 專案、其他設定 → 常用摘要」選擇會計項目後新增或維護其之常用摘要 |
3.2 摘要欄位說明¶
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 會計項目 | 關聯的會計項目（可選） |
| 排序 | 顯示順序 |
| 摘要內容 | 摘要的文字內容 |
3.3 在傳票中使用摘要¶
在傳票明細的摘要欄位中，按下 F4 鍵即可開啟摘要快速選取視窗，從已設定的常用摘要中選擇並自動填入。
4. 外幣管理¶
外幣管理用於設定系統支援的幣別及其匯率資訊，支援多幣別的傳票登錄。
操作路徑：導覽列 → 會計 → 專案、其他設定 → 外幣管理
4.1 功能一覽¶
| 功能 | 操作方式 |
|---|---|
| 幣別列表 | 進入「會計 → 專案、其他設定 → 外幣管理」檢視 |
| 新增幣別 | 點擊「新增」 |
| 編輯幣別 | 於列表點擊「編輯」 |
| 刪除幣別 | 於列表點擊「刪除」 |
4.2 幣別欄位說明¶
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 幣別代碼 | 國際標準幣別代碼（如 TWD、USD、EUR）（必填） |
| 幣別名稱 | 幣別的中文名稱（必填） |
| 幣別符號 | 貨幣符號（如 $、€、¥） |
| 匯率 | 對本位幣的匯率 |
| 預設幣別 | 是否為公司的本位幣，系統預設為新台幣 |
| 是否啟用 | 幣別是否啟用中 |
5. 專案管理¶
專案管理用於追蹤特定專案的收支狀況，並可產生個別專案的損益報表。
操作路徑：導覽列 → 會計 → 專案、其他設定 → 專案管理
5.1 功能一覽¶
| 功能 | 操作方式 |
|---|---|
| 專案列表 | 進入「會計 → 專案、其他設定 → 專案管理」檢視 |
| 新增專案 | 點擊「新增」 |
| 編輯專案 | 於列表點擊「編輯」 |
| 刪除專案 | 於列表點擊「刪除」 |
| 專案損益表 | 於專案詳細頁點擊「專案損益表」 |
5.2 專案欄位說明¶
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 專案代碼 | 專案的唯一識別代碼（必填） |
| 專案名稱 | 專案名稱（必填） |
| 開始日期 | 專案開始日期 |
| 結束日期 | 專案預計結束日期 |
| 負責人 | 專案負責人 |
| 是否結案 | 專案是否已結案（預設為未結案） |
5.3 專案損益表¶
可針對單一專案產生損益報表，顯示該專案在指定期間內的收入、成本與費用明細，以及淨利或淨損。
6. 會計傳票作業¶
會計傳票是記錄所有財務交易的核心單據。每張傳票包含基本資訊與多筆借貸明細。
操作路徑：導覽列 → 會計 → 會計傳票
6.1 功能一覽¶
| 功能 | 操作方式 |
|---|---|
| 傳票列表 | 進入「會計 → 會計傳票」檢視 |
| 新增傳票 | 點擊「新增」 |
| 編輯傳票 | 於列表點擊「編輯」 |
| 傳票明細 | 於列表點擊傳票號碼 |
| 刪除傳票 | 於明細頁點擊「刪除」 |
6.2 傳票欄位說明¶
審核狀態說明：傳票沒有獨立的「草稿/已過帳/鎖定」狀態切換欄位，而是以是否審核來表達審核狀態——一旦勾選審核，即視為已過帳，所有報表與餘額計算都以已審核的傳票為準。刪除的傳票則是標記為刪除狀態，實際資料仍保留供稽核並可於日記帳中查看。
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 傳票號碼 | 系統自動產生的傳票編號，同公司內唯一 |
| 日期 | 傳票日期（必填） |
| 摘要說明 | 傳票的整體說明 |
| 借方合計 | 所有明細借方金額合計 |
| 貸方合計 | 所有明細貸方金額合計 |
| 是否審核 | 勾選後即視為已過帳；無草稿/已過帳/鎖定等狀態切換 |
| 審核時間 | 審核通過的時間 |
| 審核者 | 執行審核的使用者 |
| 建立者 | 建立傳票的使用者 |
| 版本 | 傳票的版本號（用於追蹤修改次數） |
6.3 傳票明細欄位說明¶
每張傳票可包含多筆明細行。
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 會計項目 | 明細行的會計項目（必填） |
| 借方金額 | 借方金額，與貸方金額擇一填入 |
| 貸方金額 | 貸方金額，與借方金額擇一填入 |
| 摘要 | 該明細行的摘要說明 |
| 部門 | 歸屬部門 |
| 專案 | 歸屬專案 |
| 幣別 | 交易幣別 |
| 匯率 | 對本位幣的匯率 |
| 原幣金額 | 原幣金額（外幣交易時填入） |
6.4 傳票建立與驗證規則¶
借貸平衡驗證¶
傳票儲存時，系統會自動驗證借方合計必須等於貸方合計。若借貸不平衡，系統會拒絕儲存並顯示錯誤訊息。
多幣別支援¶
外幣傳票需在明細行中填入以下資訊：
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 幣別 | 選擇交易幣別（非本位幣時） |
| 匯率 | 填入對本位幣的匯率 |
| 原幣金額 | 填入原幣金額 |
系統會依據匯率自動計算本位幣金額：本位幣金額 = 原幣金額 × 匯率
提供會計傳票匯出、匯入功能¶
於會計傳票列表頁面，按下 匯出 、 匯入 按鈕。
提供會計傳票複製功能¶
於複製欄位輸入欲複製的傳票編號後，按下 複製 鈕，系統會自動帶入該傳票的明細至本傳票內容中。
提供會計傳票推薦功能¶
於說明欄位輸入文字後，系統會依該等說明於一定期間內的歷史記錄列示可能的傳票，按下 套用 鈕，系統會自動帶入該傳票的明細至本傳票內容中。
提供說明欄位自動補全功能¶
於說明欄位輸入文字後，系統會依該等說明於一定期間內的歷史記錄列示可能的說明，可用上、下鍵選用適合的說明內容，按下 Tab 或 空白 鍵即可帶入。
提供摘要快速選取功能¶
在明細的摘要欄位按下 F4 鍵，可開啟常用摘要選取視窗，快速填入預設的摘要內容。
提供會計傳票-摘要欄位自動補全功能¶
於摘要欄位輸入文字後，系統會依該等文字於一定期間內的歷史記錄列示可能的摘要，可用上、下鍵選用適合的摘要內容，按下 Tab 或 空白 鍵即可帶入。
提供會計傳票沖帳功能¶
當資產會計項目於貸方時、負債會計項目於借方時，可於金額欄位按下 F4 鍵，可開啟沖帳視窗，系統會自動帶入該會計項目的沖帳對象。
提供會計傳票異常查驗功能¶
當會計傳票儲存時，系統會依據設定的查驗規則進行檢查，若有金額特別異常、會計項目組合較為異常等情況，系統會跳出提示視窗。
6.5 傳票刪除機制¶
傳票採用標記刪除機制，而非實際從系統中移除紀錄，可於日記帳中查看。這樣可保留完整的交易軌跡供日後稽核。
7. 傳票列印¶
傳票列印功能提供自訂化的列印樣式，支援單張與批次列印。
操作路徑：導覽列 → 會計 → 傳票列印
7.1 功能一覽¶
| 功能 | 操作方式 |
|---|---|
| 列印設定 | 進入「會計 → 傳票列印 → 列印設定」 |
| 儲存設定 | 於列印設定頁點擊「儲存」 |
| 批次列印 | 於傳票列表勾選多張後點擊「批次列印」 |
7.2 列印樣式設定¶
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 樣式名稱 | 列印樣式的名稱 |
| 樣板類型 | 樣板類型 |
| 是否為預設 | 是否設為預設樣式 |
| 自訂樣式內容 | 自訂的樣式內容 |
| 結構定義 | 列印版面結構定義 |
| 字體大小 | 列印時的字體大小設定 |
| 邊距 | 頁面邊距設定 |
| 顏色 | 列印時使用的顏色配置 |
| 欄寬 | 各欄位的寬度設定 |
| 頁尾文字 | 頁尾顯示的文字 |
| 金額小數位數 | 金額顯示的小數點位數 |
7.3 列印操作流程¶
- 進入列印設定頁面，選擇或自訂列印樣式
- 調整字體大小、邊距、欄寬等參數
- 選擇要列印的傳票（支援多選）
- 點擊列印按鈕產生 PDF 輸出
8. 傳票匯入/匯出¶
傳票支援 CSV 與 Excel 格式的匯入與匯出，方便批次處理大量傳票資料。
8.1 匯入功能¶
操作路徑：於傳票列表頁點擊「匯入」
可下載 CSV 或 Excel 匯入模板使用。
匯入流程¶
- 下載 CSV 或 Excel 匯入模板
- 依照模板格式填入傳票資料
- 透過匯入頁面上傳填好的檔案
- 系統驗證資料格式與借貸平衡
- 驗證通過後批次建立傳票
8.2 匯出功能¶
可於傳票列表頁透過篩選條件選取所需傳票後，點擊匯出按鈕產生 Excel 或 CSV 檔案。
9. 財務報表¶
財務報表模組提供多種標準報表，支援 PDF、Excel、CSV 等格式匯出。
操作路徑：導覽列 → 會計 → 財務報表
9.1 報表功能一覽¶
| 報表名稱 | 匯出格式 |
|---|---|
| 資產負債表 | PDF / Excel / CSV |
| 綜合損益表 | PDF / Excel / CSV |
| 試算表 | PDF / Excel / CSV |
| 現金流量表 | PDF / Excel / CSV |
9.2 資產負債表¶
資產負債表反映企業在特定日期的財務狀況，依「資產＝負債＋權益」的會計等式編製。
- 支援匯出：PDF、Excel、CSV
報表會依據當前會計年度的日期範圍，彙總所有資產、負債與權益會計項目的期末餘額。
9.3 綜合損益表¶
綜合損益表顯示企業在特定期間內的營運成果，包含收入、成本、費用及淨利（損）。
- 支援匯出：PDF、Excel、CSV
9.4 試算表¶
試算表列出所有會計項目的借方與貸方餘額，用於驗證借貸平衡。
- 支援匯出：PDF、Excel、CSV
9.5 現金流量表（間接法）¶
現金流量表以間接法編製，計算各活動的現金流量。
- 支援匯出：PDF、Excel、CSV
報表將現金流量分為三大活動：
| 活動類別 | 說明 |
|---|---|
| 營業活動 | 由營業產生的現金流量，從本期淨利調整非現金項目得出 |
| 投資活動 | 購置或處分長期資產等投資相關的現金流量 |
| 籌資活動 | 借款、還款、發行股票等籌資相關的現金流量 |
9.8 報表共通操作¶
所有報表皆提供以下篩選條件：
- 會計年度：選擇要查詢的會計年度
- 日期範圍：可自行指定起迄日期（需在會計年度範圍內）
- 匯出格式：選擇線上檢視或匯出為 PDF、Excel、CSV
注意：報表的日期範圍以會計年度為基準，非日曆年。查詢時請確認所選的會計年度正確。
10. 會計帳冊¶
會計帳冊模組提供分類帳與日記帳的查詢功能，支援 PDF 與 Excel 匯出。
操作路徑：導覽列 → 會計 → 會計帳冊
10.1 帳冊功能一覽¶
| 帳冊名稱 | 匯出格式 |
|---|---|
| 總分類帳 | PDF / Excel |
| 日記帳 | PDF / Excel |
10.2 總分類帳¶
總分類帳按會計項目別，列出各會計項目在指定期間內的所有交易明細及餘額變動。
- 支援匯出：PDF、Excel
查詢時可指定單一會計項目或會計項目範圍，並可設定日期區間進行篩選。
10.3 日記帳¶
日記帳依日期順序列出所有傳票交易，顯示完整的借貸分錄。
- 支援匯出：PDF、Excel
11. 沖帳報表¶
沖帳報表用於追蹤應收/應付等實帳戶會計項目的沖銷狀態，可明確實帳戶餘額之明細情形。
操作路徑：導覽列 → 會計 → 沖帳報表
11.1 沖帳功能一覽¶
| 功能 | 操作方式 |
|---|---|
| 沖帳首頁 | 進入「會計 → 沖帳報表」 |
| 會計項目餘額明細表 | 點擊「會計項目餘額明細表」 |
| 會計項目沖帳明細表 | 點擊「會計項目沖帳明細表」 |
11.2 會計項目餘額明細表¶
顯示各沖帳會計項目的餘額明細資訊，可用於確認哪些待沖銷部分尚未完成沖銷及沖銷方是否有沖銷對象等。
重要：對於未能沖銷乾淨的會計項目，例如資產類餘額明細表若存在貸方金額，或負債類餘額明細表若存在借方金額，代表該會計項目未能沖銷乾淨，年度結轉時會將該會計項目視為不處理沖帳的會計項目，而直接結轉該會計項目總餘額至下一年度，而非結轉明細餘額。
11.3 會計項目沖帳明細表¶
顯示各沖帳會計項目的逐筆沖銷明細，包含沖銷日期、金額及對象。
12. 資料查核¶
資料查詢功能提供系統性的資料完整性檢查，執行 6 項驗證，確保會計資料的正確性。
操作路徑：導覽列 → 會計 → 資料查詢
12.1 功能一覽¶
| 功能 | 操作方式 |
|---|---|
| 資料查詢 | 進入「會計 → 資料查核」 |
| 匯出查詢結果 | 於查詢結果頁點擊「匯出」 |
12.2 資料完整性檢查項目¶
| 項次 | 檢查名稱 | 說明 |
|---|---|---|
| 1 | 期初餘額檢查 | 驗證各會計項目的期初餘額是否正確設定 |
| 2 | 傳票借貸平衡檢查 | 確認每張傳票的借方合計等於貸方合計 |
| 3 | 傳票審核狀態檢查 | 檢查是否有未審核的傳票 |
| 4 | 傳票號碼重複檢查 | 確認傳票號碼無重複 |
| 5 | 會計項目沖帳檢查 | 驗證沖帳會計項目的沖銷是否完整 |
| 6 | 父層會計項目使用檢查 | 檢查父會計項目是否被直接用於傳票分錄（應使用子會計項目） |
12.3 匯出查詢結果¶
查詢結果可匯出為檔案，方便進行後續分析與存檔。
13. 會計年度結轉¶
會計年度結轉功能用於將當年度的資產負債會計項目餘額結轉至下一年度，作為新年度的期初餘額，年度結轉可重覆執行，但須注意重覆執行時，會先清除下年度已結轉之期初資料，包含下期沖帳對象為本期之沖帳資料，但下期之傳票本身不會受到影響。
操作路徑：導覽列 → 會計 → 會計年度結轉
13.1 功能一覽¶
| 功能 | 操作方式 |
|---|---|
| 年度結轉 | 進入「會計 → 會計年度結轉」執行 |
13.2 結轉流程¶
年度結轉完整流程如下（不是只有三個階段）：
| 階段 | 說明 |
|---|---|
| 1. 驗證 | 檢查已結轉狀態、未審核傳票會阻止結轉、沖帳金額/方向異常、年度存在性與順序。資產負債會計項目沖帳未完成時僅警告不阻止 |
| 2. 清理目標年度 | 強制結轉時先清除目標年度已存在的期初/專案餘額 |
| 3. 清理沖帳資料 | 清除當年度的暫時性沖帳分錄 |
| 4. 建立期初餘額 | 見 13.3 結轉內容，含資產負債、損益→保留盈餘、專案、外幣備忘四類結轉 |
| 5. 關閉來源年度 | 僅非強制模式會關閉來源年度 |
重要：結轉作業為即時執行，請於非尖峰時間操作。大量資料時請預留較長時間，並避免操作中途關閉瀏覽器。
13.3 結轉內容¶
結轉寫入的目標都是下一年度的期初餘額，不會產生結轉分錄：
| 結轉類別 | 對應會計項目類別 | 結轉方式 |
|---|---|---|
| 資產負債表會計項目 | 資產 / 負債 / 權益 | 各會計項目期末餘額逐筆結轉至下一年度期初餘額（支援按明細或按總額） |
| 損益表會計項目 | 收入 / 成本 / 費用 / 營業外收支 / 綜合損益 | 計算各會計項目年度餘額並彙總為本期淨損益，再結轉入保留盈餘會計項目的期初餘額（並非直接歸零丟棄） |
| 專案結轉 | 專案相關會計項目 | 結轉專案餘額 |
| 外幣備忘 | 外幣會計項目 | 外幣僅作備忘記錄、本幣金額為 0 |
保留盈餘會計項目前置條件（務必留意）¶
損益結轉需要找到「保留盈餘會計項目」來承接本期淨損益，系統依以下順序尋找：
- 會計項目代碼 3351（最優先）
- 3351 開頭的最細項會計項目
- 權益類中名稱含「盈餘/損益/保留/累積」的會計項目
- 任意最細項的權益會計項目
若找不到上述任何會計項目，結轉會失敗並回報錯誤。請務必不要刪除代碼 3351 的「保留盈餘」會計項目。
13.4 結轉注意事項¶
- 結轉前請確認所有當年度傳票均已審核通過（未審核傳票會阻止結轉）
- 結轉前建議先執行資料查詢（第 12 節）的完整性檢查
- 結轉作業執行後無法自動回復，請務必先備份資料
- 確認下一年度的會計年度已建立
- 確認保留盈餘會計項目（建議代碼 3351）已存在
- 損益淨額會結轉至保留盈餘會計項目（非歸零丟棄），請事先確認保留盈餘會計項目正確
14. 注意要點¶
傳票刪除保留紀錄¶
傳票刪除後不會從系統中實際移除，而是標記為刪除狀態。列表查詢會自動排除已刪除的傳票，但資料仍保留於系統中以便稽核。
金額精度¶
系統內部所有金額計算均採用高精度方式處理，確保財務數據的精確度，避免運算造成的誤差。
會計年度基準¶
所有報表的日期範圍皆以會計年度為基準，而非日曆年。查詢報表時請先確認所選的會計年度是否正確。
借貸平衡¶
傳票儲存時必須符合借貸平衡原則（借方合計 = 貸方合計），系統會在儲存前自動驗證，不平衡的傳票無法儲存。
外幣傳票¶
建立外幣傳票時，必須在明細行中填入幣別、匯率與原幣金額，系統會依據匯率自動計算本位幣金額。
權限控制¶
會計模組的所有功能均受權限控制，包含：檢視、建立、編輯、刪除、審核、匯出、列印等動作。若無法存取特定功能，請聯繫公司管理員調整權限設定。
多公司隔離¶
所有會計資料（會計項目、傳票、報表等）均以公司為隔離單位，查詢時自動過濾當前選定公司的資料，確保多公司架構下資料不會混淆。
其他模組轉入會計傳票¶
會計模組為被動接收端，下列兩個模組可主動產生會計傳票，其權限由來源模組控制：
| 來源模組 | 功能 | 操作入口 |
|---|---|---|
| 進銷存 | 進銷存轉會計傳票（7 種傳票類型） | 進銷存 → 進銷存轉會計傳票 |
| 固定資產 | 固定資產轉傳票（折舊/異動/維護） | 固定資產 → 資產傳票 |
薪資模組目前僅提供傳票分錄建議（報表參考），並不會自動寫入會計傳票。