年度作業操作指引¶
本文件為 Aidrun 展億會計-進銷存 ERP 系統的「年度作業」完整操作指引，涵蓋進銷存年度結轉、固定資產年度結轉、會計年度結轉、開帳作業以及新增會計年度等功能的詳細說明。
1. 年度作業總覽¶
導覽列的「年度作業」選單集中管理所有年度結轉與開帳相關操作。年度作業分為兩大類：
| 類別 | 說明 |
|---|---|
| 年度結轉 | 將當年度的期末餘額結轉至下一年度 |
| 開帳作業 | 手動輸入期初餘額，適用於系統首次啟用或第一個會計年度 |
年度結轉依賴關係¶
2. 年度結轉執行順序¶
無特別要求，但只要有使用的模組(會計、進銷存、固定資產)都應分別執行該模組之年度結轉。
3. 進銷存年度結轉¶
選單路徑：導覽列 → 年度作業 → 進銷存年度結轉
3.1 結轉步驟¶
進銷存年度結轉分為二個步驟，需依序執行：
步驟一：建立下一年度¶
若下一年度的會計年度尚未建立，可透過此步驟建立，若已有下一年度(下一年度亦可能由其他模組如會計、固定資產年度結轉時建立)則此步驟可跳過。
步驟二：執行結轉¶
結轉驗證內容包含：
- 檢查是否有未完成的交易（未審核的進貨單、銷貨單等）
- 檢查庫存數量是否正確，貨品數量為負的時候，不得結轉(也不得強制結轉)（是否存在負庫存或異常數量）
- 檢查成本計算是否已完成
若驗證未通過，系統會顯示具體的錯誤項目，需修正後重新驗證。
執行內容（僅結轉庫存）：
- 將當年度所有貨品的庫存餘額結轉至下一年度
- 依據倉庫、貨品分別產生下一年度的期初庫存資料
- 結轉內容包含：期末數量、期末單位成本、期末總成本
⚠️ 結轉範圍澄清：進銷存年度結轉只結轉庫存。
3.2 結轉狀態查詢¶
可查詢當前會計年度的進銷存結轉狀態，包含是否已驗證、是否已執行結轉、結轉時間等資訊。
4. 固定資產年度結轉¶
選單路徑：導覽列 → 年度作業 → 固定資產年度結轉
4.1 結轉步驟¶
固定資產年度結轉分為二個步驟，需依序執行：
步驟一：建立下一年度¶
若下一年度的會計年度尚未建立，可透過此步驟建立，若已有下一年度(下一年度亦可能由其他模組如會計、進銷存年度結轉時建立)則此步驟可跳過。
步驟一：執行結轉¶
驗證內容包含：
- 檢查當年度所有固定資產的折舊是否已全部計算完成
- 檢查是否有未處理的資產異動（如新增、報廢、出售等尚未完成審核）
- 檢查資產淨值是否合理
執行內容：
- 將所有固定資產的累計折舊、淨值結轉至下一年度
- 產生下一年度的資產期初資料
- 結轉內容包含：取得成本、累計折舊、累計減損、已折舊月數、帳面淨值
4.2 結轉狀態查詢¶
可查詢當前會計年度的固定資產結轉狀態。
5. 會計年度結轉¶
選單路徑：導覽列 → 年度作業 → 會計年度結轉
5.1 結轉步驟¶
步驟一：建立下一年度¶
若下一年度的會計年度尚未建立，可透過此步驟建立，若已有下一年度(下一年度亦可能由其他模組如進銷存、固定資產年度結轉時建立)則此步驟可跳過。
步驟二：執行結轉¶
進行驗證，檢查內容包含：
- 檢查當年度所有傳票是否已審核
- 檢查所有傳票的借貸是否平衡
- 檢查期初餘額是否完整（若有手動建立或結轉的期初餘額）
- 檢查進銷存與固定資產模組是否已完成結轉
執行以下清理作業：
- 清除下一年度對本年度餘額明細的沖帳紀錄
- 將本年度不合理沖帳記錄進行清理，例如沖銷雙方借、貸性質已改變者、沖帳雙方會計項目不同、沖銷金額大於實際金額、被沖銷金額小於沖銷金額合計，確保結轉時餘額計算正確
步驟三：執行結轉¶
執行結轉，結轉邏輯如下（寫入目標皆為下一年度期初餘額，不會產生結轉分錄傳票）：
- 資產負債表科目：將餘額轉入下一年度的期初餘額
- 可選擇按明細結轉（逐筆保留各科目的明細資訊）
- 或按總額結轉（僅保留彙總金額）
- 收入/成本/費用科目（損益表科目）：計算各科目年度餘額並彙總為本期淨損益，再結轉入保留盈餘科目的期初餘額（並非直接歸零丟棄）
- 專案結轉：結轉專案相關餘額
- 外幣備忘：外幣僅作備忘記錄、本幣金額為 0
⚠️ 保留盈餘科目前置條件：損益結轉需要找到「保留盈餘科目」來承接本期淨損益，系統會依下列順序尋找：
- 科目代碼 3351 的「保留盈餘」科目（最優先）
- 代碼以 3351 開頭的細項科目
- 權益類中包含「盈餘/損益/保留/累積」關鍵字的科目
- 任意權益類科目
若都找不到會結轉失敗。首次開帳時請務必先建立代碼 3351 的「保留盈餘」科目。
5.2 結轉狀態查詢¶
⚠️ 現況提醒：會計年度結轉目前為同步執行（需等待結轉完成）。結轉狀態查詢會顯示真實的結轉結果；若資料量較大，請預留較長時間等待結轉完成。
5.3 結轉資料說明¶
| 結轉項目 | 來源 | 結轉目標 | 說明 |
|---|---|---|---|
| 資產類科目餘額 | 當年度期末餘額 | 下一年度期初餘額 | 包含現金、應收帳款、存貨等 |
| 負債類科目餘額 | 當年度期末餘額 | 下一年度期初餘額 | 包含應付帳款、借款等 |
| 權益類科目餘額 | 當年度期末餘額 | 下一年度期初餘額 | 包含股本、保留盈餘等 |
| 收入類科目餘額 | 當年度餘額 | 結轉至保留盈餘 | 透過保留盈餘科目承接（非歸零丟棄） |
| 成本/費用科目餘額 | 當年度餘額 | 結轉至保留盈餘 | 透過保留盈餘科目承接（非歸零丟棄） |
| 專案相關餘額 | 當年度專案餘額 | 下一年度專案期初餘額 | 各專案的期初餘額 |
| 外幣科目餘額 | 當年度外幣餘額 | 下一年度期初（本幣為 0） | 僅作備忘記錄 |
特別注意：會計結轉，因其驗證較多，使用者應於結轉前於「會計資料查核」功能中確認會計資料正確性，對於未能完全沖銷的會計項目，例如資產類餘額明細表若存在貸方金額，或負債類餘額明細表若存在借方金額，代表該會計項目未能沖銷乾淨，年度結轉時會將該會計項目視為不處理沖帳的會計項目，而直接結轉該會計項目總餘額至下一年度，而非結轉明細餘額。¶
6. 開帳作業¶
開帳作業用於在系統首次啟用或第一個會計年度時，手動輸入各模組的期初餘額。後續年度的期初餘額由年度結轉自動產生，不需手動建立。
6.1 進銷存開帳¶
進銷存開帳用於建立貨品的期初庫存數量與成本資料。
功能總覽¶
| 功能 | 說明 |
|---|---|
| 開帳列表 | 檢視所有進銷存開帳資料 |
| 新增開帳 | 建立期初庫存資料 |
| 編輯開帳 | 修改開帳資料 |
| 刪除開帳 | 移除開帳資料 |
選單路徑：導覽列 → 進銷存管理 → 進銷存開帳資料 → 開帳列表
開帳欄位說明¶
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 貨品（必填） | 開帳的貨品 |
| 倉庫（必填） | 貨品所在的倉庫 |
| 期初數量 | 貨品的期初庫存數量 |
| 期初單位成本 | 貨品的期初單位成本 |
| 期初總成本 | 期初總成本（數量 × 單位成本） |
開帳限制¶
- 僅在該第一個會計年度才可手動新增開帳資料
- 同一貨品在同一倉庫、同一會計年度僅能有一筆開帳記錄
6.2 固定資產開帳¶
固定資產開帳用於建立資產的期初取得成本、累計折舊等資料。
功能總覽¶
| 功能 | 說明 |
|---|---|
| 開帳列表 | 檢視所有固定資產開帳資料 |
| 新增開帳 | 建立資產期初資料 |
| 編輯開帳 | 修改開帳資料 |
| 刪除開帳 | 移除開帳資料 |
選單路徑：導覽列 → 固定資產 → 固定資產開帳資料 → 開帳列表
開帳欄位說明¶
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 固定資產（必填） | 開帳的固定資產 |
| 取得日期 | 資產的取得日期 |
| 取得成本 | 資產的取得成本 |
| 累計折舊 | 截至開帳日的累計折舊 |
| 累計減損 | 截至開帳日的累計減損 |
| 已折舊月數 | 已計提折舊的月數 |
| 帳面淨值 | 取得成本 − 累計折舊 − 累計減損 |
開帳限制¶
- 僅限第一個會計年度可手動建立開帳資料
- 後續年度的開帳資料由年度結轉自動產生
- 每項固定資產在同一會計年度僅能有一筆開帳記錄
7. 新增下一年度會計年度¶
進行年度結轉前，需先確認下一年度的會計年度已建立。可從各模組的年度結轉頁面建立。
7.1 建立方式¶
- 各模組結轉頁面：會計、進銷存、固定資產的結轉頁面皆有「建立下一年度」功能
7.2 會計年度欄位¶
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 所屬公司（必填） | 此會計年度所屬的公司 |
| 年度代碼（必填） | 年度代碼，例如「2025」 |
| 年度開始日期（必填） | 年度的開始日期 |
| 年度結束日期（必填） | 年度的結束日期 |
| 是否為使用中 | 此會計年度是否為目前使用中 |
| 是否已結轉關閉 | 此會計年度是否已完成年度結轉並關閉 |
7.3 非日曆年度支援¶
系統支援非日曆年度的會計年度設定。例如公司的會計年度為 7 月至次年 6 月，建立時會依據公司設定的「會計年度截止月」（以月底日期表示，如「6 月 30 日」）自動計算起迄日期。該截止月於公司建立時設定後即不可更改。
| 公司會計年度結束月份 | 年度代碼 | 起始日期 | 結束日期 |
|---|---|---|---|
| 12 月 | 2025 | 2025-01-01 | 2025-12-31 |
| 6 月 | 2025 | 2024-07-01 | 2025-06-30 |
| 3 月 | 2025 | 2024-04-01 | 2025-03-31 |
8. 注意要點與檢查清單¶
8.1 年度結轉前檢查清單¶
執行年度結轉前，請逐項確認以下事項：
- [ ] 確認當年度所有交易已入帳
- [ ] 確認所有傳票已審核
- [ ] 確認固定資產折舊於本年度所有月份已全部計算並提列
- [ ] 確認傳票借貸平衡
- [ ] 執行資料完整性檢查（使用會計資料查核功能驗證）
8.2 年度結轉注意事項¶
| 注意事項 | 說明 |
|---|---|
| 結轉順序 | 無特定順序，但建議依序執行：進銷存 → 固定資產 → 會計 |
| 開帳資料限制 | 開帳資料僅能在第一個會計年度手動建立，後續年度由結轉自動產生 |
| 執行時間 | 會計年度結轉為同步執行，大量資料時可能需要較長時間 |
| 前序檢查 | 各模組的驗證步驟會檢查前序模組是否已完成結轉 |
8.3 結轉後確認事項¶
年度結轉完成後，建議執行以下確認：
- [ ] 確認下一年度的會計期初餘額正確
- [ ] 確認下一年度的庫存期初數量與成本正確
- [ ] 確認下一年度的固定資產期初資料正確
- [ ] 列印結轉後的資產負債表進行核對
8.4 常見問題¶
| 問題 | 原因 | 解決方式 |
|---|---|---|
| 結轉驗證失敗：尚有未審核傳票 | 當年度有傳票尚未審核 | 審核所有傳票後重新驗證 |
| 結轉驗證失敗：借貸不平衡 | 有傳票的借方金額與貸方金額不一致 | 檢查並修正不平衡的傳票 |
| 無法建立開帳資料 | 該會計年度非第一個會計年度 | 僅能在第一個會計年度建立開帳 |
| 固定資產開帳無法建立 | 非第一個會計年度 | 後續年度透過年度結轉自動產生開帳資料 |
| 會計結轉失敗：找不到保留盈餘科目 | 系統中未建立代碼 3351 的保留盈餘科目 | 先在會計項目中建立代碼 3351 的「保留盈餘」科目 |