公司管理模組操作指南¶
本文件為 Aidrun 展億會計-進銷存 ERP 系統的「公司管理模組」完整操作指南，涵蓋公司資料設定、部門管理、員工管理、客戶與廠商資料管理、標籤管理，以及多公司切換操作等功能的詳細說明。
1. 公司資料設定¶
公司是系統運作的核心主體，所有模組的資料皆依公司進行隔離。每位使用者可建立或加入多間公司，並在不同公司之間切換操作。
操作路徑：導覽列 → 公司管理
1.1 公司列表¶
進入「公司管理 → 公司列表」可顯示目前使用者有權存取的所有公司清單。系統會依據使用者的存取權限自動過濾，僅顯示已被授權的公司。
1.2 新增公司¶
進入「公司管理 → 新增公司」建立一間新公司。建立公司的使用者會自動成為該公司的管理員，取得完整的模組操作權限。第一間公司的建立不受任何額外權限限制，後續公司的建立則需要相應權限。
1.3 公司詳細資料¶
於公司列表點擊公司名稱，可檢視該公司的完整資料，包含基本資訊、公司標誌等。
1.4 編輯公司¶
於公司詳細資料頁點擊「編輯」，可修改公司基本資料。可編輯的欄位與新增時相同。
1.5 啟用 / 停用公司¶
- 啟用：於公司詳細資料頁點擊「啟用」
- 停用：於公司詳細資料頁點擊「停用」
停用公司後，該公司仍保留在系統中但無法進行日常操作。啟用後可恢復正常使用。
1.7 公司欄位說明¶
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 公司名稱 | 公司全名（必填） |
| 統一編號 | 公司統一編號 |
| 稅籍編號 | 稅籍編號 |
| 地址 | 公司登記地址 |
| 電話 | 聯絡電話 |
| 公司電子郵件 | |
| 網站 | 公司網站網址 |
| Logo | 公司標誌圖片 |
| 會計年度截止月 | 會計年度的截止月份，以月底日期表示（如「12月31日」），一旦設定即不可更改（必填） |
| 財務年度起始年 | 公司第一個財務年度的起始年份，一旦設定即不可更改（必填） |
| 是否啟用 | 公司是否處於啟用狀態 |
1.8 建立公司後自動產生的資料¶
建立公司後，系統會自動執行以下初始化作業：
- 初始會計年度：依據「會計年度結束月份」自動建立第一個會計年度
- 預設加班類型：建立 3 個預設加班類型
- 預設勞健保費率設定：建立預設的勞保與健保費率
- 系統薪資項目：建立 5 個預設薪資項目（基本薪資、勞保費、健保費、加班費、請假扣薪）
- 預設假別：建立 3 個預設假別（事假、病假、特休）
2. 部門管理¶
部門用於組織公司內部的單位架構，員工需歸屬於特定部門。部門亦可啟用損益追蹤功能，以便進行部門別的績效分析。
操作路徑：導覽列 → 公司管理 → 公司部門
2.1 部門列表¶
進入「公司管理 → 公司部門」可顯示當前公司下所有部門的清單。
2.2 新增部門¶
於部門列表頁點擊「新增」，可在當前公司下建立新部門。
2.3 部門詳細資料¶
於部門列表點擊部門名稱，可檢視部門的完整資料，包含該部門下的員工列表。
2.4 編輯部門¶
於部門詳細資料頁點擊「編輯」，可修改部門的名稱、代碼及損益追蹤設定。
2.5 刪除部門¶
於部門詳細資料頁點擊「刪除」，可刪除指定部門。系統會檢查該部門下是否仍有員工，若有員工隸屬於該部門，則不允許刪除，需先將員工移轉至其他部門或刪除員工後才能執行。
2.6 部門欄位說明¶
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 所屬公司 | 隸屬的公司，系統自動帶入 |
| 部門代碼 | 部門的唯一識別代碼（必填） |
| 部門名稱 | 部門的中文名稱（必填） |
| 是否啟用損益 | 是否啟用該部門的損益追蹤 |
- 唯一性限制：同一公司內的部門代碼不可重複。
3. 員工管理¶
員工資料為人力資源與薪資模組的基礎資料，每位員工需指定所屬部門。
操作路徑：導覽列 → 公司管理 → 員工管理
3.1 員工列表¶
進入「公司管理 → 員工管理」可顯示當前公司下所有員工的清單。支援搜尋與篩選功能，可依員工編號、姓名、部門、狀態等條件進行查詢。
3.2 新增員工¶
於員工列表頁點擊「新增」，可建立新員工資料。
3.3 員工詳細資料¶
於員工列表點擊員工姓名，可檢視員工的完整資料，包含個人資訊、任職資訊等。
3.4 編輯員工¶
於員工詳細資料頁點擊「編輯」，可修改員工的基本資料、任職狀態等。
3.5 刪除員工¶
於員工詳細資料頁點擊「刪除」，可刪除指定員工的資料記錄。
3.6 員工欄位說明¶
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 員工編號 | 員工的唯一編號（必填） |
| 姓氏 | 員工姓氏（必填） |
| 名字 | 員工名字（必填） |
| 所屬部門 | 所屬部門 |
| 職位 | 職位名稱 |
| 到職日 | 員工到職日期 |
| 離職日 | 員工離職日期 |
| 狀態 | 員工在職狀態（見下表） |
| 工作用 Email | 工作用電子郵件 |
| 工作電話 | 工作聯絡電話 |
| 薪等 | 薪資等級 |
| 銀行帳戶 | 薪資轉帳銀行帳戶 |
| 頭像 | 員工大頭照 |
員工狀態選項：
| 狀態 | 說明 |
|---|---|
| 在職 | 目前在職中 |
| 留職停薪 | 留職停薪狀態 |
| 離職 | 已離職 |
| 解僱 | 已終止僱傭關係 |
唯一性限制：
- 同一公司內員工編號不可重複
- 同一公司內一個系統帳號只能對應一位員工
4. 客戶資料管理¶
客戶資料用於銷售發票、應收帳款管理、報價單等模組。系統支援完整的客戶新增、查詢、修改、刪除操作及批次匯入功能。
操作路徑：導覽列 → 客戶廠商 → 客戶資料
4.1 客戶列表¶
進入「客戶廠商 → 客戶資料」可顯示當前公司下所有客戶的清單，支援搜尋與篩選。
4.2 新增客戶¶
於客戶列表頁點擊「新增」，可建立新客戶資料。
4.3 客戶詳細資料¶
於客戶列表點擊客戶名稱，可檢視客戶的完整資料。
4.4 編輯客戶¶
於客戶詳細資料頁點擊「編輯」，可修改客戶的基本資料、聯絡資訊、付款條件等。
4.5 刪除客戶¶
於客戶詳細資料頁點擊「刪除」，可刪除指定客戶的資料記錄。
4.6 匯入客戶¶
於客戶列表頁點擊「匯入」，支援 CSV 與 Excel 格式的批次匯入。匯入時系統會提供預覽功能，讓使用者在正式寫入前確認資料內容。
匯入模板下載：
- 可下載 CSV 格式的匯入模板
- 可下載 Excel 格式的匯入模板
4.7 客戶欄位說明¶
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 客戶代碼 | 客戶的唯一識別代碼（必填），同一公司內不可重複 |
| 客戶名稱 | 客戶中文名稱（必填） |
| 英文名稱 | 客戶英文名稱 |
| 簡稱 | 客戶簡稱 |
| 統一編號 | 客戶統一編號 |
| 電話 | 聯絡電話 |
| 電子郵件 | |
| 地址 | 客戶地址 |
| 帳單地址 | 帳單寄送地址 |
| 送貨地址 | 送貨地址 |
| 聯絡人 | 主要聯絡人姓名 |
| 網站 | 客戶網站 |
| 信用額度 | 客戶信用額度 |
| 付款條件 | 付款條件（如月結 30 天） |
| 結帳日 | 每月結帳日 |
| 是否啟用 | 客戶是否處於啟用狀態 |
| 標籤 | 客戶標籤（可複選） |
| 備註 | 備註說明 |
5. 廠商資料管理¶
廠商資料用於採購單、應付帳款管理、進貨管理等模組。操作方式與客戶管理相同，另增加廠商類型欄位。
操作路徑：導覽列 → 客戶廠商 → 廠商資料
5.1 廠商列表¶
進入「客戶廠商 → 廠商資料」可顯示當前公司下所有廠商的清單，支援搜尋與篩選。
5.2 新增廠商¶
於廠商列表頁點擊「新增」，可建立新廠商資料。
5.3 廠商詳細資料¶
於廠商列表點擊廠商名稱，可檢視廠商的完整資料。
5.4 編輯廠商¶
於廠商詳細資料頁點擊「編輯」，可修改廠商的基本資料、聯絡資訊、付款條件等。
5.5 刪除廠商¶
於廠商詳細資料頁點擊「刪除」，可刪除指定廠商的資料記錄。
5.6 匯入廠商¶
於廠商列表頁點擊「匯入」，支援 CSV 與 Excel 格式的批次匯入，操作方式與客戶匯入相同。
匯入模板下載：
- 可下載 CSV 格式的匯入模板
- 可下載 Excel 格式的匯入模板
5.7 廠商欄位說明¶
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 廠商代碼 | 廠商的唯一識別代碼（必填），同一公司內不可重複 |
| 廠商名稱 | 廠商中文名稱（必填） |
| 英文名稱 | 廠商英文名稱 |
| 簡稱 | 廠商簡稱 |
| 廠商類型 | 廠商類型（見下表） |
| 統一編號 | 廠商統一編號 |
| 電話 | 聯絡電話 |
| 電子郵件 | |
| 地址 | 廠商地址 |
| 帳單地址 | 帳單寄送地址 |
| 送貨地址 | 送貨地址 |
| 聯絡人 | 主要聯絡人姓名 |
| 網站 | 廠商網站 |
| 付款條件 | 付款條件 |
| 結帳日 | 每月結帳日 |
| 信用額度 | 廠商信用額度 |
| 是否啟用 | 廠商是否處於啟用狀態 |
| 標籤 | 廠商標籤（可複選） |
| 備註 | 備註說明 |
廠商類型選項：
| 類型 | 說明 |
|---|---|
| 原物料供應商 | 提供原物料的供應商 |
| 服務供應商 | 提供服務的供應商 |
| 設備供應商 | 提供設備的供應商 |
| 其他 | 其他類型 |
6. 標籤管理與列印¶
標籤用於分類客戶與廠商，支援自訂顏色與類型。系統亦提供標籤列印功能，可透過自訂列印樣式將標籤列印出來。
操作路徑：導覽列 → 客戶廠商 → 標籤資料
6.1 標籤管理¶
標籤列表¶
進入「客戶廠商 → 標籤資料」可顯示當前公司下所有標籤的清單。
新增標籤¶
於標籤列表頁點擊「新增」，可建立新標籤。
編輯標籤¶
於標籤列表點擊「編輯」，可修改標籤的名稱、顏色、類型等。
刪除標籤¶
於標籤列表點擊「刪除」，可刪除指定標籤。
標籤欄位說明¶
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 標籤代碼 | 標籤的唯一識別代碼 |
| 標籤名稱 | 標籤顯示名稱（必填） |
| 顏色 | 標籤顏色 |
| 標籤類型 | 標籤適用對象（見下表） |
| 是否啟用 | 標籤是否啟用 |
標籤類型選項：
| 類型 | 說明 |
|---|---|
| 僅適用客戶 | 只能用於客戶 |
| 僅適用廠商 | 只能用於廠商 |
| 客戶與廠商皆可 | 客戶與廠商皆可使用 |
6.2 標籤列印設定¶
列印樣式管理¶
進入「客戶廠商 → 標籤列印 → 列印設定」，可管理標籤的列印樣式，可建立多組不同的列印樣式供選擇使用。
列印樣式欄位說明¶
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 樣式名稱 | 列印樣式的名稱 |
| 是否為預設 | 是否設為預設列印樣式 |
| 列印類型 | 列印的標籤類型 |
| 每頁項目數 | 每頁可列印的標籤數量 |
| 每行項目數 | 每行可列印的標籤數量 |
| 邊距設定 | 頁面邊距設定 |
| 字型設定 | 字型大小與樣式設定 |
| 顏色設定 | 列印顏色設定 |
| 顯示切換 | 控制各欄位的顯示或隱藏 |
| 邊框樣式 | 標籤邊框樣式 |
| 排序選項 | 標籤的排序方式 |
列印預覽與執行¶
- 列印預覽：預覽標籤的列印效果
- 執行列印：產生並下載標籤列印檔案
7. 多公司切換操作¶
系統支援多公司架構，使用者可在已授權的多間公司之間自由切換。切換公司後，所有模組的資料將自動切換至目標公司。
7.1 選擇公司¶
進入「公司管理 → 選擇公司」，顯示使用者有權存取的所有公司，供使用者選擇要操作的公司。
7.2 切換公司¶
於公司選擇頁面點擊欲切換的公司，系統會將當前操作的公司切換為目標公司，並自動導向至儀表板。
7.3 導覽列公司顯示¶
系統導覽列的右側會顯示當前公司名稱，以藍色徽章樣式呈現。名稱過長時會被截斷顯示。使用者可隨時透過導覽列確認目前操作的公司。
7.4 公司存取權限管理¶
公司存取權限管理用於控制哪些使用者可以存取哪些公司，僅公司管理員或系統管理員可操作。
操作路徑：導覽列 → 公司管理 → 權限管理
權限列表¶
進入權限管理頁面，可檢視與管理所有使用者的公司存取權限。
授權存取¶
於權限管理頁面選擇使用者後點擊「授權」，可授予指定使用者對當前公司的存取權限。
撤銷存取¶
於權限管理頁面選擇使用者後點擊「撤銷」，可撤銷指定使用者對當前公司的存取權限。
設為預設公司¶
於權限管理頁面可將當前公司設為指定使用者的預設公司。使用者登入後會自動進入預設公司。
8. 注意要點¶
資料隔離¶
- 所有模組的資料均按公司嚴格隔離。查詢、新增、修改、刪除等操作僅作用於當前選定的公司範圍內。
- 切換公司後，所有頁面顯示的資料會自動切換至目標公司。
代碼唯一性¶
- 客戶代碼在同一公司內必須唯一，不同公司可使用相同代碼。
- 廠商代碼在同一公司內必須唯一，不同公司可使用相同代碼。
- 部門代碼在同一公司內必須唯一。
- 員工編號在同一公司內必須唯一。
刪除限制¶
- 刪除部門前，須確認該部門下已無任何員工。若仍有員工隸屬該部門，系統會拒絕刪除操作。
- 停用公司僅限系統管理員執行，停用後資料仍保留在系統中，供日後稽核。
- 永久刪除公司會連帶刪除所有關聯資料且無法復原，執行前務必謹慎確認並先備份資料。
公司建立自動化作業¶
- 建立公司後，系統會自動建立初始會計年度及各項預設資料（加班類型、勞健保費率、薪資項目、假別等），無需手動建立。
存取權限¶
- 使用者必須擁有公司的存取權限才能操作該公司的任何功能。
- 未獲授權的公司不會出現在公司列表及切換選項中。
- 公司建立者會自動取得管理員權限，可透過存取權限管理功能邀請其他使用者加入公司。